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[Google小教室]如何与他人共用Google日曆 并以不同颜色来区
2020-06-09 / O猜生活 / 954浏览量 /评论数 92

许多公司行号、服务业者,陆续开始使用 Google 日曆来作为员工排班、休假、安排行程的重要工具,但相信不管是主管也好,还是个人也好,在使用 Google 日曆时都会发现,若没有明显的区隔,很容易将公事行程与私人行程混为一起,也会让日曆页面密密麻麻、行程看错的状况不断发生。而这次 David 除了要教大家如何与他人共用 Google 日曆之外,还要告诉大家怎幺做才能将公事与私人日曆区分开来,彻底解决大家在看日曆时眼花撩乱、行程看错的状况。话不多说,我们直接进入正题。

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如何建立公用 Google 日曆

第一步 - 建立新日曆

当今天自己是公司的主管、店家的店长时,想要让底下的同事知道公司、门市的行程或是排休时间,可以透过 Google 日曆「我的日曆」内的「建立新日曆」功能,将所有同事拉进同一个日曆中。

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第二步 - 日曆名称、说明、地点填写

进入「建立新日曆」页面后,使用者即可开始替新的日曆进行名称、说明以及地点的设定。而这些设定并非必填项目,只是可以让共用这个日曆的同事们知道,这个日曆的用途是什幺,以及为何会有这个日曆的存在。

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第三步 - 与特定使用者共用日曆

当上个步骤的内容填写完毕后,使用者就可以透过下方的「与特定使用者共用日曆」的功能,将同事们拉入即将建立完成的 Google 日曆中。切记,每当输入完一个新的使用者后,请务必点击最右侧的「新增使用者」,并检查下方是否有出现该帐号,才能确定每个帐号都有完整的加入 Google 日曆中。新增完毕后请点击最下方的「建立日曆」,这幺一来建立新日曆的动作就完成了。

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第四步 - 检视是否成功加入

当完成建立新日曆的设定后,即可在左侧看到刚刚建立的新日曆名称。必须注意的是,由于这个步骤尚未建立任何行程与区分颜色,所以日曆上看不到任何关于这个新的日曆的相关行程。接下来,David 要来教大家怎幺新增新日曆的行程表,以及教大家如何透过颜色来区分各个帐号的行程。

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如何使用不同颜色来区分不同帐号的活动行程

第五步 - 建立新活动

当新日曆建立完成后,使用者即可在 Google 日曆上开始新增活动。而新增活动的方式,与前几篇常用的建立活动方式一样,都是直接点击欲加入行程的日期,然后再点击小视窗中的「编辑活动」,这幺一来就能开始进行活动新增。这边有个小秘诀要告诉大家,若只是单纯的想要建立新活动,并没有要分享给特定对象、预先将档案存放在当天行程中,大家可以直接在红色框框中进行活动建立的动作,这幺一来就不用进入页面中一个一个设定。要注意的是,若这个新活动是要建立于公共日曆上,建立活动前请点选小视窗中的日曆,即可选择活动建立的位置。

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第六步 - 日曆选择

若当天活动有必要事先将档案上传,或是想要邀请更多与会人士一同修改日曆内容,可以直接进入行程的编辑页面中进行设定。必须注意的是,在储存该行程时,请先在页面中的「日曆」选项中选择分享位置,才不会让私事建立在公用日曆、公事建立于私人日曆中的状况发生。当活动建立完成后,一样点选左上角橘色储存按键,这幺一来就完成活动的建立。

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第七步 - 检视是否正确

当活动建立完成后,即可在已受邀加入公用日曆的私人帐号中掌握所有公事行程。

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第九步 - 颜色更换

若觉得公用日曆与私人日曆的颜色同色或过于接近,甚至觉得这个颜色不喜欢,有可能发生区分不明显、看错行程的状况时,可以透过左侧「我的日曆」中的公用日曆旁的倒三角形选项来进行调整,颜色共多达 24 种,让使用者可以清楚的区分所有在同一个私人帐号中显示出来的所有公私用日曆行程,再也不会发生区分不明显、看错行程的状况。

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Google 日曆是个相当实用的工具,不仅能应用在公司行号,就连每个月需要排班、排休的服务业、餐饮业,也可以透过 Google 日曆来进行人员轮调,可用的範围相当广泛。再搭配可以使用不同颜色来区分公私用行程表,彻底解决使用者看错行程的状况,是个既实用又相当贴心的工具之一。若你目前正是烦恼使用何种工具才能将员工行程、排班排休整理好的主管,Google 日曆是个你值得一试的好工具。